Les entreprises ont parfaitement le droit de changer de mutuelle d’entreprise. Une décision qui intervient souvent quand le patron trouve une mutuelle moins chère ou avec de meilleures garanties. Mais il est indispensable d’accompagner ce changement par une bonne information du personnel.
La mutuelle d’entreprise : une obligation
Depuis la loi ANI de 2016, tous les employeurs du secteur privé doivent fournir à leurs salariés une mutuelle d’entreprise. Ce régime de protection sociale complémentaire a pour objet de compléter en tout ou partie les remboursements de la sécurité sociale en cas de dépenses de santé.
Cette mutuelle doit aussi intégrer un ensemble de garanties minimales. Elles doivent permettre aux employés de bénéficier de meilleurs remboursements de leurs consultations médicales, de leurs soins dentaires ou d’optique, etc.
De plus, l’employeur doit prendre en charge au moins 50 % de la cotisation totale à cette mutuelle collective. Pour en savoir plus, lire notre article « La mutuelle santé entreprise ».
C’est l’employeur qui se charge de toutes les démarches. Il choisit la mutuelle, négocie le contrat et en assure le suivi.
S’il trouve une mutuelle d’entreprise offrant de meilleures garanties ou moins chère, une loi de 2019 lui donne parfaitement le droit de résilier sans frais le contrat de complémentaire santé. Il suffit que ce contrat est au moins un an d’ancienneté.
Suivant la taille de l’entreprise, cette décision de changer de mutuelle peut intervenir suite à un référendum auprès des salariés, ou suite à une négociation avec les représentants du personnel. Pour les petites entreprises de moins de 50 collaborateurs, c’est souvent une décision unilatérale de l’employeur.
Mais compte tenu de l’importance d’une mutuelle dans les droits à la santé des salariés, il est indispensable de fournir au personnel toutes les informations sur ce qui va changer ou non dans leur couverture santé.
Informer les salariés sur un changement de mutuelle collective
Pour que les employés comprennent bien les éventuelles modifications apportées à leur couverture santé, le chef d’entreprise se doit de leur fournir par écrit une information claire et détaillée.
C’est d’ailleurs une obligation de la loi et des accords de branche dont le non-respect peut entraîner une sanction de l’URSSAF. L’information par voie d’affichage ne suffit pas.
Informer et expliquer : il est conseillé d’informer les salariés dès la décision de changement prise. En matière sociale, la transparence est de mise. Elle permet à chacun de s’y préparer, voire de poser des questions en amont en cas de situation particulière.
Les motivations de ce changement doivent aussi être clairement explicitées : amélioration des prestations, nouveaux avantages non négligeables, baisse des coûts… Le personnel doit comprendre les différences par rapport à l’ancienne mutuelle et s’y préparer, surtout si les procédures changent.
Plus les informations sont détaillées, plus les nouvelles prestations sont explicitées, et plus cette décision sera facilement acceptée par le personnel, et la confiance renforcée.
Donner les dates clefs et les éventuelles nouvelles procédures. Il est en effet important que les employés connaissent à l’avance la date d’entrée en vigueur de la nouvelle mutuelle. L'entreprise doit clairement expliciter les démarches à suivre pour s’inscrire ou souscrire à des options supplémentaires.
Il est aussi nécessaire de prévoir un mode d’emploi des démarches à suivre vis-à-vis de la nouvelle mutuelle, pour lui signaler un accident ou s’informer sur ses remboursements. Cela peut faire l’objet de sessions d’information ou de distribution de brochures.
Il est en effet primordial que les employés puissent poser des questions et obtiennent des réponses sur ce qui les inquiète pendant toute la durée du processus de transition.
Des obligations à ne pas oublier
Parmi les obligations d’information par écrit de l’employeur sur la nouvelle couverture collective figurent, entre autres :
- Les bénéficiaires des garanties et services de soins ;
- La nature des garanties souscrites ;
- Le nouveau montant des cotisations et les modalités de répartition ;
- La durée du contrat ;
- Les conditions de remise en cause ou de dénonciation du contrat…
En termes, de procédures figurent également plusieurs obligations pour l’employeur :
- Chaque salarié doit être informé de la résiliation de l’ancienne mutuelle avec un préavis de 3 mois ;
- Les employés ne doivent pas subir de rupture de couverture. Il faut donc souscrire à une nouvelle mutuelle avant de résilier l’ancienne.
- Si la mise en place de l’ancien contrat de mutuelle a fait l’objet d’un référendum, le nouveau contrat ne peut être signé qu’après un nouveau référendum.
- Les représentants du personnel peuvent aussi dénoncer un accord collectif sur une mutuelle. Dès la décision, un préavis de 3 mois commence pour permettre à des négociations de se mener entre l’employeur et les partenaires sociaux.
Changer de mutuelle collective est un droit, mais, on le voit, entraîne plusieurs obligations.
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